Компания переплатила сотрудникам 2,7 млн руб.

Работая финансовым директором в компании с численностью около 1000 сотрудников, где сотрудники трудятся вахтовым методом, я столкнулась с серьёзной проблемой: резкие колебания фонда оплаты труда (ФОТ) между бюджетом доходов и расходов (БДР) и фактическими данными (ОДР). Причины отклонений на первый взгляд не были очевидны.

Чтобы выяснить причины, я решила углубить детализацию бюджета ФОТ. Новый бюджет был сформирован с разбивкой по:

• филиалам,
• подразделениям,
• должностям,
• видам начислений,
• количеству отработанных дней или часов.

В новом бюджете расчет делался с учетом графиков сменности, количества рабочих и выходных дней по календарю, оплата за работу в выходные дни, межвахтовый отдых, время в пути, отпуска с учетом региональных дополнительных дней и многое другое.
После составления плана на месяц и его детального анализа я обратила внимание, что начисления, связанные с выплатами по среднему заработку (отпуска, больничные, выплаты при увольнении), оказались завышенными почти в два раза.

Для проверки я проанализировала данные в учётной программе 1С: ЗУП и выяснила, что ошибка заключалась в следующем:
Средний заработок рассчитывался как зарплата, делённая на фактически отработанное время. Однако для вахтовых сотрудников расчёт должен был учитывать не только отработанное время, но и периоды межвахтового отдыха.
Эта ошибка привела к завышению выплат по среднему заработку, начиная с момента, когда стали фиксироваться скачки ФОТ.

Обращу внимание, что в компании в течение 4 месяцев запустились 4 филиала с вахтовым методом работы. Через 11 месяцев сотрудники начали ходить в отпуска, вот тогда и начались отклонения по ФОТ.

После исправления формулы расчёта среднего заработка в 1С и возврата части переплаты:

• Фонд оплаты труда компании стабилизировался.
• Избыточные выплаты были компенсированы, что позволило избежать дальнейших финансовых потерь.
• внедрен процесс ежемесячного согласования ФОТ с детальным бюджетом, поиском причин отклонений.
• новый детальный Бюджет ФОТ позволял уже 25-го числа текущего месяца иметь прогнозные данные, которые на 98% были близки к фактическим.
• на базе нового Бюджета ФОТ в компании производится расчет изменений штатного расписания, который достоверно показывает экономический эффект от решений.

Этот кейс стал отличным примером того, как правильная детализация, внимательный анализ данных и грамотная коммуникация с сотрудниками помогают находить и устранять ошибки, минимизировать убытки компании и восстанавливать финансовую дисциплину.

Хотите выявить доходные направление и их развивать, а по низко рентабельным повысить эффективность? Пишите нам!